Ochrana osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

(INFORMAČNÍ MEMORANDUM)

V rámci naší činnosti je nutné, abychom jako advokátní kancelář taktéž zpracovávali osobní údaje. V tomto informačním memorandu si můžete přečíst, u kterých osob k tomuto zpracování dochází, jakým způsobem tak činíme a jaká práva lze v této souvislosti uplatnit. Pokud byste něčemu z tohoto informačního memoranda nerozuměli, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím kontaktů uvedených níže a my Vám rádi vše blíže vysvětlíme.

1. KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A NA KOHO SE MŮŽETE OBRACET?

Správce je obecně osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.

Správcem osobních údajů je: Mgr. Martin Pešek, advokát, IČ: 76014380, se sídlem Janošíkova 736/2, Šumperk, PSČ 787 01, zapsaný pod ev. č. 13581, v seznamu advokátů vedeném Českou advokátní komorou Praha.

Kontaktovat mě můžete na e-mailové adrese pesek@vislegis.cz nebo formou datové zprávy – IDDS: upxxtpj.

2. ČÍ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V rámci naší činnosti shromažďujeme a následně zpracováváme osobní údaje následujících skupin osob:

2.1 Klienti

Základními subjekty údajů, jejichž údaje zpracováváme, jsou samozřejmě naši klienti (v případě, že se jedná o fyzickou osobu) a jejich zaměstnanci či spolupracovníci.

2.2 Subjekty protistran, svědci a další osoby související s klientskou dokumentací

Za účelem právní pomoci našim klientům shromažďujeme mnoho dokumentů, které nám samotný klient poskytne za účelem zdárného právního řešení. Některé z těchto dokumentů poté obsahují osobní údaje různých osob souvisejících s případem. Zároveň v průběhu naší práce pro klienta, zejména ve sporné agendě, získáváme další údaje i na základě naší činnosti (například v případě předvolání svědka, předložení znaleckého posudku apod.).

2.3 Uchazeči o zaměstnání

Dále zpracováváme i osobní údaje uchazečů, kteří by se rádi stali součástí našeho týmu, a kteří nám za tím účelem zaslali svůj životopis či jakýmkoliv jiným způsobem poskytli své osobní údaje.

2.4 Zaměstnanci

Zpracováváme rovněž i osobní údaje našich zaměstnanců.

2.5 Naši dodavatelé a spolupracující advokáti

Další kategorii jsou naši dodavatelé různých služeb a zboží a dále advokáti, kteří s námi spolupracují na základě smlouvy o poskytování právních služeb.

3. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V závislosti na tom, v jakém jste vůči nám vztahu (viz typy subjektů o bod výše), o Vás zpracováváme zejména následující informace:

3.1 Obecné identifikační a kontaktní údaje

Jméno, příjmení (i bývalá), adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo, titul, datum a místo narození, rodné číslo, identifikační
číslo (IČ), adresa sídla, spisová značka soudního či jiného obdobného řízení, vzdělání, historie zaměstnání, schopnosti a zkušenosti, zájmy, profesní oprávnění a členství, podpis.

3.2 Informace o případných řízeních

V rámci řešení kauz našich klientů nám mohou být sděleny informace o probíhajících/ukončených/hrozících soudních, exekučních a správních řízeních a údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech.

3.3 Záznamy z naší vzájemné komunikace

Jedná se především o záznamy z naší komunikace prostřednictvím jakéhokoliv komunikačního kanálu. Zejména tedy půjde o emailovou, písemnou či jinou společnou interakci mezi námi a Vámi. Nevyužíváme záznamy telefonních hovorů.

3.4 Fakturační údaje

Uchováváme a zpracováváme samozřejmě i faktury týkající se našich služeb a případné další, které jsou nám poskytnuty ze strany klientů.

3.5 Záznamy o Vaší podnikatelské činnosti

Protože přicházíme v rámci naší praxe do styku i s důvěrnými klientskými dokumenty, jedná se o další oblast, která obsahuje některé osobní údaje, které následně zpracováváme.

4. K JAKÝM ÚČELŮM OSOBNÍ ÚDAJE POTŘEBUJEME A NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ JE ZPRACOVÁVÁME?

Vaše osobní údaje používáme k účelům vyplývajícím z naší advokátní činnosti, přičemž platí, že pro většinu takových zpracování nemusíme získávat Váš souhlas – zpracování je nám umožněno přímo na základě právních předpisů. Jedinou oblastí, kde souhlas vyžadujeme, je zpracování osobních údajů za účelem nepřímého (knowledge) marketingu a v rámci výběrového řízení kandidátů.

Konkrétní účely jsou zejména následující:

(i) poskytování právních služeb – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy a splnění právních povinností, které se na nás vztahují;

(ii) vedení spisové evidence – právním základem pro toto zpracování je splnění právních povinností, které se na nás vztahují a ochrana našich oprávněných zájmů;

(iii) komunikace s Vámi a jinými osobami v rámci provozování naší advokátní činnosti – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy, splnění právních povinností, které se na nás vztahují, a ochrana našich oprávněných zájmů;

(iv) výběrové řízení uchazečů o zaměstnání u nás – právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas;

(v) plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů, poskytnutí povinné součinnosti, včetně plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů (např. ze zákona o advokacii) – právním základem pro toto zpracování je splnění právních povinností, které se na nás vztahují;

(vi) přímý marketing (tzn. zasílání obchodních sdělení stávajícím klientům a klientům, se kterými jsme ukončili obchodní vztah nejpozději před 1 rokem) – právním
základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů;

(vii) nepřímý knowledge marketing – právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas;

(viii) prevence, odhalování a vyšetřování trestné činnosti, zejména tzv. „praní špinavých peněz“ – právním základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů a splnění právních povinností, které se na nás vztahují;

(ix) splnění archivačních povinností – právním základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů a splnění právních povinností, které se na nás
vztahují;

(x) zřízení a ochrana zákonných práv, ochrana našeho soukromí, naší bezpečnosti či našeho majetku a/nebo práv, Vás nebo jiných osob a snaha o využití dostupných nápravných opatření či omezení naší škody – právním základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů, splnění právních povinností,
které se na nás vztahují.

5. ODKUD OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME?

Osobní údaje získáváme povětšinou přímo od Vás, když je nám dobrovolně poskytnete. Osobní údaje můžeme získat taktéž od jiných osob na základě Vašeho souhlasu či od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a sdílení Vašich osobních údajů (například soudy, správní úřady, znalci apod.). Údaje získáváme také z naší vlastní činnosti.

6. JAK DLOUHO OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Činíme veškeré kroky, abychom zajistili, že osobní údaje, které zpracováváme, spolehlivě odpovídaly zamýšlenému účelu a byly dostatečně přesné a úplné ke splnění účelů popsaných v tomto informačním memorandu. Osobní údaje tak uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Pro tento účel dodržujeme náš interní archivační a skartační řád, který Vám na vyžádání poskytneme.

Níže uvádíme příklad některých z našich retenčních dob, které v této souvislosti dodržujeme:

(i) osobníúdaje pocházející z klientské dokumentace a spisu uchováváme nejméně po dobu 5 let ode dne ukončení poskytování příslušných právních služeb, nejdéle po dobu maximální zákonné délky promlčecí lhůty v daném případě, abychom mohli případně předkládat důkazy v soudních sporech a hájit naše zájmy;

(ii) osobní údaje pro účely přímého marketingu uchováváme po dobu trvání našeho smluvního vztahu a dále 1 rok od jeho skončení;

(iii) účetní záznamy, kterými dokládáme naše účetnictví (a které mohou obsahovat některé, zejména fakturační osobní údaje), uchováváme v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 5 let počínajících koncem příslušného účetního období;

(iv) na základě zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, uchováváme po dobu 10 let osobní údaje získané v rámci advokátní úschovy, popřípadě pokud provádíme jménem klienta nebo na jeho účet některý z dalších obchodů vypočteném tomto zákoně;

(v) v případě, že provádíme některou z autorizovaných konverzí, jsme povinni příslušný konvertovaný dokument uchovávat po dobu 10 let od jejího provedení;

(vi) pokud nám udělíte souhlas se zpracováním a sdílením údajů za účelem jiného než přímého marketingu, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte;

(vii) osobní údaje shromážděné v průběhu výběrového řízení ohledně kandidátů, kteří nebudou vybráni na danou pozici, budou neprodleně zničeny po skončení daného výběrového řízení. Kandidát, pro případ, že nebude vybrán pro danou pozici, nám však může dát souhlas k tomu, abychom si ponechali jeho/její osobní údaje v souvislosti s možností jakéhokoliv budoucího kontaktu za účelem zaměstnání u nás a to na dobu stanovenou v takto uděleném souhlasu.

7. S KÝM OSOBNÍ ÚDAJE SDÍLÍME?

Vaše osobní údaje zásadně zpracováváme interně a zpřístupňujeme je pouze našim zaměstnancům, respektive spolupracujícím advokátům za účelem poskytování našich služeb. Vzhledem k charakteristice našeho podnikání jsme však občas povinni sdílet Vaše osobní údaje i s dalšími subjekty. V takovém případě se však zavazujeme osobní údaje předat pouze takovým subjektům, u nichž je garantována dostatečná míra ochrany osobních údajů v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je dále zaručena i smluvními závazky, certifikačními systémy a dalšími technickými a organizačními opatřeními.

Konkrétně jsme oprávněni zpřístupnit za určitých podmínek osobní údaje těmto subjektům:

(ii) Orgány státní správy a třetí osoby účastnící se soudního nebo obdobného řízení

V souladu s dodržením našich dalších zákonných povinností jsme povinni předávat Vaše osobní údaje taktéž příslušným orgánům státní správy či jiným veřejným orgánům (např. daňovým úřadům, soudům, orgánům činným v trestním řízení apod.). V rámci případného sporného řízení budou Vaše osobní údaje sdíleny i se třetími osobami jakožto účastníky takovýchto řízení, v rámci kterých poskytujeme našim klientům naše právní služby.

(iii) Jiné advokátní kanceláře či poradenské společnosti

Některé z našich projektů, které pro naše klienty realizujeme, vyžadují součinnost více advokátních kanceláří či výpomoc specializovaných poradenských společností
(např. daňových poradců). O případném sdílení Vašich osobních údajů s těmito subjekty budete vždy dopředu informováni.

(iv) Naši dodavatelé služeb

Osobní údaje sdílíme i s těmi, které jsme pověřili výkon některých externích činností. Takovými externími dodavateli jsou např. účetní, auditoři, znalci, poskytovatelé IT služeb, subjekty vymáhající pohledávky, poskytovatele správy dokumentů, poskytovatelé poštovních a přepravních služeb, překladatelé, pracovníci bezpečnostní agentury a poskytovatelé tiskových, reklamních a marketingových služeb.

(v) Ostatní osoby

Osobní údaje jsme dále oprávněni sdílet s poskytovateli platebních služeb či poskytovateli služeb v případě mimořádných událostí (hasičské, policejní a lékařské pohotovostní služby).

8. POUŽÍVÁME AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?

V rámci naší činnosti žádné osobní údaje automaticky nezpracováváme, ani neužíváme automatizované rozhodování.

9. JAKÁ MÁTE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Jako důležité považujeme zdůraznit, že naší zákonnou prioritou je ochrana práv klienta. To znamená, že vzhledem k mlčenlivosti, kterou jsme zákonem vázáni, nejsme často oprávněni k tomu, abychom vyřizovali žádosti jiných osob. O skutečnosti, že Vaši žádost nejsme oprávněni vyřídit, budete po jejím případném podání z naší strany bezodkladně informováni.

Preferovaným způsobem, kterým můžete svá práva vůči nám uplatnit, je využití datové schránky, která bezpečně umožňuje ověření Vaší totožnosti. V případě, že zvolíte jiný způsob, u něhož budou o Vaší totožnosti dané důvodnépochyby, můžeme Vás požádat o poskytnutí dodatečných informací k jejímu ověření.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.

(i) Máte právo na přístup k Vašim údajům – můžete nás požádat jednak o potvrzení, že zpracováváme Vaše údaje a dále o poskytnutí kopie těchto údajů.

(ii) Máte právo na opravu a doplnění Vašich údajů – můžete nás požádat, abychom opravili nepřesné údaje. Současně máte právo na to, abychom doplnili případné neúplné údaje.

(iii) Máte právo na výmaz – dále nás můžete požádat o to, abychom Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymazali.

(iv) Máte právo na omezení zpracování – můžete nás požádat, abychom omezili zpracování Vašich údajů (tzn., abychom je nevyužívali, avšak zároveň aby nedošlo k jejich úplné likvidaci).

(v) Máte právo na přenositelnost Vašich údajů – máte právo na to, abychom Vám poskytli údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě na to, abychom tyto údaje předali jinému správci.

(vi) Máte právo vznést námitku – máte právo vznést námitku proti zpracovávání údajů, které je prováděno pro účely našich oprávněných zájmů. Pokud Vám následně nedokážeme prokázat, že máme závažné důvody pro takovéto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo které je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování Vašich osobních údajů zastaveno.

Máte dále právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování. V případě vznesení takovéto námitky nebudou tyto osobní údaje pro tyto účely již nadále zpracovávány.

(vii) Máte právo odvolat svůj souhlas – pokudke zpracování Vašich údajů využíváme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu má posléze účinky pouze do budoucna, tudíž nebude jakkoliv narušena zákonnost předcházejícího zpracování. K odvolání souhlasu můžete využít některý z kontaktů uvedených výše, přičemž toto odvolání musí obsahovat informaci o tom:

kdo odvolání podává (připojte tedy jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, popř. další Vaše identifikační údaje); a
jaký konkrétní souhlas odvoláváte a v jakém rozsahu.

(viii) Máte právo podat stížnost u ÚOOÚ – Pokud se z jakýchkoliv důvodů, že zpracování Vašich údajů neprobíhá v pořádku, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, telefon: +420 234 665 111.

10. PŘEDÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE DO TŘETÍ ZEMĚ NEBO MEZINÁRODNÍ ORGANIZACE?

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

11. BEZPEČNOST

V rámci snahy o co největší zabezpečení Vašich osobních údajů činíme odpovídající technická, fyzická, právní a organizační opatření v souladu s platnými zákony o soukromí a bezpečnosti dat. Máte-li důvod se domnívat, že Vaše komunikace s námi již není bezpečná (např. pokud nabudete dojmu, že bezpečnost jakýchkoli osobních údajů, které jste nám svěřili, byla ohrožena), neprodleně nás, prosím, na tuto skutečnost upozorněte prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše.

Děkujeme za Vaši důvěru.

Mgr. Martin Pešek